Het is wel het laatste waar een ondernemer op zit te wachten. Diensten of producten zijn geleverd, maar een aantal debiteuren wil niet betalen. Elke ondernemer krijgt hiermee te maken. Is het incidenteel, dan hoeft het niet echt problematisch te zijn. Is het structureel, of betreft het een groot bedrag van een of meerdere debiteuren, dan kan het de normale bedrijfshuishouding flink verstoren. Voor alle Nederlandse ondernemingen tezamen geldt dat er jaarlijks voor 15 miljard euro aan niet-betaalde facturen open blijven staan. Hoe kunt u debiteuren aanzetten tot betalen?
Kwade wil of simpelweg vergeten?
Als veel rekeningen onbetaald blijven, kan dit aanvoelen als een persoonlijk onrecht. In de praktijk blijkt echter dat bij het overgrote deel van de debiteuren kwade wil geen rol speelt. Vaak is een factuur kwijtgeraakt of is betaling simpelweg vergeten. Door een betalingsherinnering te sturen, met een kopie van de factuur en dit op te volgen met een vriendelijk telefoongesprek, kunt u deze groep debiteuren aanzetten tot betalen. Een vriendelijke benadering houdt de zakelijke relatie in stand en persoonlijk contact kan er zelfs voor zorgen dat u niet meer vergeten wordt.
Als na facturatie een groot aantal betalingen uitblijft, is het ook verstandig om uw debiteuren te laten onderzoeken op kredietwaardigheid. Een onderzoek bij de Kamer van Koophandel of via Dun & Bradstreet kan veel problemen voorkomen. Mocht het zo zijn dat een van uw debiteuren tijdelijke cashflowproblemen heeft, dan kunt u in eerlijke en open communicatie een oplossing aanreiken. Het initiatief daartoe hoort eigenlijk bij de debiteur te liggen, maar een proactieve houding van uw kant kan u op den duur een trouwere klant opleveren dan u al had. Hetzelfde geldt voor eventuele klachten. Misschien is uw factuur onduidelijk of heeft uw afnemer klachten over uw diensten of producten. Een oplossingsgerichte houding en het feit dat uw debiteur zich gehoord weet, kan op termijn positief uitpakken.
Een incassobureau de oplossing?
Echter, het is ook een feit dat op een vriendelijke manier debiteuren aanzetten tot betaling niet altijd werkt. In dat geval kunt u erover denken om uw vordering over te dragen aan een incassobureau. Een aantal incassobureaus werkt op basis van No Cure No Pay. Zij verdienen hun geld aan incassokosten. Is een vordering niet te innen, dan betaalt u niets, maar u ontvangt ook niets. Andere incassobureaus nemen uw vordering over en betalen u een bepaald percentage van uw oorspronkelijke facturatie. Het is verstandig om de voors en tegens van beide werkwijzen goed af te wegen.