Ben je een succesvol ondernemer? Krijg je steeds meer opdrachten? Dan kun je op een gegeven moment besluiten om eigen personeel in dienst te nemen. Het in dienst nemen van eigen personeel brengt een aantal verplichtingen met zich mee. De belastingdienst zal je onder andere verplichten om een loonadministratie bij te houden. Heb je ervaring met het bijhouden van een loonadministratie? Dan weet je dat het behoorlijk nauwkeurig werk is. Bovendien kost dit werk best veel tijd.
Heb je een kleine onderneming en mis je de kennis en vaardigheden om de salarisadministratie zelf bij te houden? Dan kun je de deze werkzaamheden wellicht uitbesteden aan je boekhouder.
Heb je en grote onderneming? Dan kun je een loonadministrateur in dienst nemen, kiezen voor uitbesteden van de loonadministratie of besluiten om het toch zelf te doen. Veel ondernemers denken bij loonadministratie al snel aan het laten verrichten van de loonadministratie door een administratiekantoor. De vraag is of dat uitbesteden van de salarisadministratie (loonadministratie) verstandig is.
Redenen om de salarisadministratie wel uit te besteden
Voor het uitbesteden van de salarisadministratie worden diverse redenen genoemd:
- Het bijhouden van een salarisadministratie kost veel tijd. Die tijd kan niet aan andere zaken worden besteed. Wordt de salarisadministratie uitbesteed? Dan kunnen jij en je werknemers zich volledig richten op het verlenen van de diensten waar jullie goed in zijn. Door de salarisadministratie uit te besteden is er dus meer ruimte voor ondernemerschap, dus voor het verrichten van die werkzaamheden die je onderneming groter en bekender kunnen maken.
- Laat je de salarisadministratie verrichten door je salarisadministrateur? Bedenk dat hij voortdurend op de hoogte moet zijn van de veranderende wet- en regelgeving om aan de aan de wettelijk gestelde eisen te voldoen. Om te kunnen beschikken over de benodigde specialistische kennis is voortdurend bijscholing vereist. Bovendien kom je in de problemen als hij langdurig afwezig is. Uitbesteden van de salarisadministratie brengt die risico’s niet met zich mee. Het bij en administratiekantoor werkzame team van specialisten zorgt voor een constante en kwalitatief goede salarisadministratie. Dankzij de specialisten loop je geen risico meer op het maken van fouten.
- Heb je een salarisadministrateur in dienst? Dan moet je maandelijks zijn salaris betalen. Bovendien maak je kosten voor zijn bijscholing en voor zijn werkplek in je bedrijf. Dit zijn vaste kosten. Bij uitbesteding betaal je per verloning. Daalt het aantal werknemers? Dan daalt ook het aantal verloningen. Uitbesteden van de salarisadministratie kan goedkoper zijn dan dit laten doen door een eigen salarisadministrateur.
- Er zijn softwareprogramma’s waarmee je de salarisadministratie in eigen beheer kunt doen. Probleem is dat er diverse softwareprogramma’s op de markt zijn. Welke kies je? Het is niet eenvoudig om te bepalen welk softwareprogramma bij je bedrijf past. Bovendien betaal je doorgaans hoge licentiekosten. Om te kunnen werken met het softwareprogramma is toch voldoende kennis van de salarisadministratie vereist. Je moet dus vaak toch iemand met voldoende kennis van zaken in dienst nemen. Uitbesteden van de salarisadministratie is daarom vaak goedkoper.
Dankzij uitbesteding hoef je je dus geen zorgen meer te maken over de salarisadministratie en is er sprake van flexibele kosten per werknemers. Ook is er vaak sprake van en kostenbesparing. Er is dus alle reden om je salarisadministratie uit te besteden. Er zijn uiteraard organisaties die je hierbij kunnen helpen, veelal wordt gebruik gemaakt van payroll bedrijven zoals Repay.
De salarisadministratie toch zelf doen
Je kunt er natuurlijk voor kiezen om de loonadministratie zelf te doen. Heb je een middelgroot bedrijf en doe je geen internationale zaken? Dan is het zeker mogelijk om de salarisadministratie zelf doen. Volg dan wel de juiste stappen. Een stappenplan met vijf stappen is te vinden op het internet. Informatie over de wettelijke eisen waaraan de salarisadministratie (loonadministratie) moet voldoen vind je op de site van de belastingdienst.