Vergaderingen zijn natuurlijk alleen handig wanneer ze daadwerkelijk iets opleveren. Een vergadering organiseren is daarom vaak nogal een hele taak. De kans is aanwezig dat vergaderen niet jouw meest favoriete taak is. Dus wanneer je een vergadering gaat organiseren is het wel belangrijk dat je dit in één keer goed doet. Dan en alleen dan zie je het nut in van een vergadering. In deze blog geef ik jou een aantal tips waarmee jouw volgende vergadering een stuk vruchtbaarder kan worden. Tenminste, dat zou het moeten zijn. Dus zonder verder gedoe, hierbij vier tips voor het organiseren van een vergadering waar je wel echt wat aan hebt.
Catering
Een goede catering is best wel heel erg belangrijk. De meeste vergaderingen duren slechts twee uur, dan volstaat een bakje koffie of een kopje thee natuurlijk. Wanneer je een vergadering wilt inplannen die langer duurt dan dat, dan is het verstandig om iets van catering te regelen, zoals een lunch. Hou er rekening mee dat iedereen niet alles zomaar mag eten. Dus komen er mensen die een bepaalt geloof aanhangen of allergisch zijn voor een bepaalt soort voedsel, dan is het wel verstandig om hier rekening mee te houden bij het organiseren van een vergadering en het regelen van de lunch.
Intern of extern vergaderen
Een van de belangrijkste facetten bij het organiseren van een vergadering is de mate van inspiratie van jezelf en natuurlijk van je deelnemers. Een externe vergaderlocatie kan enorm helpen bij het verzorgen van meer inspiratie en creativiteit bij je deelnemers. Zorg dat je vergaderlocatie en de sfeer van de vergaderlocatie past bij de vergadering die je neer wilt zetten. Een creatieve denksessie kun je natuurlijk het best in een groene omgeving organiseren, terwijl een zakelijk gesprek zich weer beter ontwikkelt in een industriële locatie.
Meubilair
Kies altijd een vergaderruimte met het juiste kantoormeubilair. Dit kan namelijk van invloed zijn op het uiteindelijke resultaat en het succes van een vergadering. Zo kunnen sta vergadertafels en een staande vergadering zorgen voor een effectieve en gefocuste vergadering. Duurt een vergadering lang? Dan is het verstandiger om zittend te vergaderen. De inrichting van de vergaderruimte kan ook bijdragen aan de creativiteit. Een inspirerende vergaderruimte zal veel meer creativiteit naar boven brengen.
Verdeel de rollen
Veel vergaderingen slaan aan het einde dood doordat niemand echt beslissingen kan maken of dat er niets genoteerd is. Een goede vergadering komt snel tot haar doel. Dit betekent dat je rollen moet verdelen. Zorg dus voor een notulist die alles opschrijft en later verslag uitbrengt en natuurlijk een voorzitter die een klap kan geven op bepaalde zaken en kan zorgen dat dingen gerealiseerd worden. Vergeet ook geen actie puntenplan te schrijven aan het eind van de vergadering.
Bedenk van tevoren een doel
Een doel is enorm belangrijk, omdat je vergadering wel nut en zin moet hebben. Bedenk daarom van tevoren een doel en zorg dat dit doel behaalt wordt.
Succes!
Ik hoop dat je iets hebt gehad aan de tips uit deze blog en dat je volgende vergadering een stuk succesvoller wordt.